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La messagerie : un outil dont l’usage quotidien est détourné

 

Nous observons un détournement de l’utilisation de la messagerie : trop souvent, pour ne pas dire toujours, la messagerie est utilisée comme un lieu de stockage de l’information : messages et pièces jointes. Elle est également massivement utilisée comme support collaboratif par les équipes de travail. Le conseil : la messagerie doit être utilisée comme un outil de communication ; les mails doivent contenir essentiellement des informations d’actions et non des informations de référence.

Le travail collaboratif dans les PME se résume dans 90% des cas à l’usage de la messagerie et au partage de fichiers. Les années passent et les outils restent. Mais tout change : il est temps de passer à autre chose… ou tout au moins de commencer à y penser !

 

Les serveurs de fichiers : des cimetières à documents

 

Le système de fichiers que nous connaissons tous et que nous utilisons quotidiennement n'a pas connu d'évolution majeure depuis plus de 20 ans. C'est un fait unique dans toute l'histoire de l'informatique. Etant donnée la masse de documents que nous traitons tous, ce système linéaire de stockage est impropre pour retrouver une information pertinente.

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Le conseil : privilégier cet outil pour archiver des documents plutôt en mode ressources et optez pour des systèmes plus récents pour une approche en mode projet.

Des besoins collaboratifs : une évolution nécessaire

 

De nouvelles situations de travail apparaissent et on observe un besoin d'outils collaboratifs de nouvelle génération. Ils doivent être simples et couvrir de nouveaux champs fonctionnels, pour travailler "ensemble" (ouverture des informations internes vers des partenaires, travail en situation de mobilité, des applications faciles à utiliser, et fidèles aux processus métiers de l'entreprise).

Le conseil : observez comment travaillent vos équipes, documentez vos processus internes de travail, sélectionnez ensuite un outil intuitif respectant les 2 points précédents.

Un usage de la messagerie qui doit être optimisé, des serveurs de fichiers devenus dépassés, de nouveaux besoins collaboratifs : tels sont les enjeux du travail en groupe pour les PME dans les années qui viennent. Il est temps d'encadrer les données non structurées de l'entreprise (mails, documents bureautique, conversations etc.) : transformer les informations de votre entreprise en connaissances, en compétences, puis en avantages concurrentiels.