Jamais les entreprises n’auront lancé autant de projets visant à renforcer leurs processus à travers de nouveaux outils numériques. Le système d’information devient un centre névralgique au sein des organisations, et à mesure que les applications se multiplient, la pression exercée s’accentue naturellement.

Comment conserver une cohérence technologique globale ? Comment gérer des contrats de services avec une multitude d’éditeurs différents ? Comment sécuriser de manière efficace les données sensibles alors que les menaces de cyberattaques deviennent concrètes y compris au sein des PME ? Voici les enjeux auxquels les organisations doivent répondre dans la construction de leur système d’information. Et tout ceci alors que les exigences de souplesse et d’agilité de la part des utilisateurs sont fortes, ce qui est par ailleurs légitimes au regard des défis qu’affrontent dans le même temps les directions métiers. Voici ce à quoi doit répondre une approche Performance SI.

Chez JALIX, nous proposons à nos clients des solutions concrètes pour simplifier leurs prises de décision et se concentrer sur leur cœur de métier. Gérer un système d’information nécessite des compétences et des ressources spécifiques qu’il peut être difficile de gérer sur le long-terme, surtout sans sacrifier un peu d’agilité ou de réactivité. Nos offres d’infrastructure et d’infogérance constituent un levier d’optimisation pour les entreprises de toute taille.

Découvrez sans attendre notre gamme de services « Performance SI »

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Problématique

Suite à la cessation d’activité du directeur des systèmes d’information avec lequel l’Atelier des Chefs travaillait jusqu’en 2011, François Bergerault qui souhaitait poursuivre l’externalisation de son SI a lancé un appel d’offres, pour la gestion et la maintenance de son SI, avant l’été 2011. Avec ce nouveau partenaire, l’Atelier des Chefs souhaitait également bénéficier d’une visibilité sur les différents projets à mettre en place, en plus de l’accompagnement au quotidien et de l’assistance utilisateurs. Outre ses besoins en termes de pilotage, l’Atelier des Chefs, qui a vu son activité croitre en 2011, souhaitait disposer d’un suivi et de prévisions budgétaires. Au travers de cette consultation, l’Atelier des Chefs souhaitait conserver un interlocuteur unique pour la partie IT.

Solution / Mise en oeuvre

Depuis le mois de septembre 2011, Jalix prend en charge l’infogérance du système d’information de l’Atelier des Chefs en s’occupant de la maintenance des 100 PC et des 2 serveurs afin de s’assurer du bon fonctionnement du SI, de résoudre les problèmes éventuels et de gérer le support utilisateurs. Un ensemble d’outils et d’applications composent le système d’information de l’Atelier des Chefs, avec principalement : un ERP Cegid, infogéré par l’éditeur directement, un site web hébergé chez NBS (incluant un outil de réservation et un backoffice) et relié à l’ERP, ce qui permet à l’Atelier des Chefs de faire de la CRM. Pour son activité dédiée aux entreprises et aux professionnels, l’Atelier des Chefs dispose également d’un logiciel de gestion documentaire.

Avantages et bénéfices

Jalix a été consulté pour le choix de l’hébergeur et a participé à l’organisation d’un audit pour la partie « développement web », assurée aujourd’hui par la société SOON. Jalix intervient sur les flux entre les différentes briques, uniquement en qualité de « conseil ». Jalix gère l’architecture réseau avec le développeur de l’Atelier des Chefs, au niveau sécurité et sauvegarde. Jalix accompagne également l’Atelier des Chefs sur les projets importants avec la rédaction d’un cahier des charges puis un ensemble de recommandations. Actuellement un projet est en cours de réflexion : la migration de la messagerie dans le Cloud.

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Problématique

Filiale de la holding Suédoise, Dometic France dispose de son propre système d’information composé aujourd’hui de 60 postes de travail, de 8 serveurs physiques et de 3 serveurs virtuels. Depuis 2004, jusqu’à la fin de l’année 2009, pour la gestion de son système d’information, Dometic faisait appel à un consultant extérieur qui intervenait 3 jours par semaine, mais l’entreprise est progressivement passée de 20 à 50 utilisateurs.

Au cours de l’année 2009, les besoins en infogérance de Dometic ont évolué et le consultant extérieur ne disposait pas de la structure et de l’offre de services nécessaires pour assurer la gestion de l’informatique de Dometic et accompagner la société dans son développement. À la fin de l’année 2009, Dometic a lancé une consultation auprès de plusieurs sociétés dont Jalix. Sur la base des éléments fournis, il a été demandé à chaque société consultée de présenter un premier niveau de schéma directeur à court, moyen et long terme et de présenter l’approche technique et méthodologique et les axes de progrès envisagés.

Solution / Mise en oeuvre

Depuis le mois de juin 2009 et dans le cadre d’un contrat d’une durée de 3 ans renouvelable, Jalix a en charge l’infogérance complète du système d’information de Dometic France. Ce contrat a été défini en fonction de l’évolution possible du nombre d’utilisateurs et Jalix a formalisé son engagement fort en définissant une convention de niveau de services (CNS/SLA) sur le périmètre défini. Le respect de cet engagement est suivi trimestriellement au travers d’un certain nombre d’indicateurs et un comité de pilotage avec la direction de Dometic.

Parmi les éléments de ce périmètre, figurent : la bureautique (postes de travail fixes et nomades, imprimantes, outils) – la gestion des achats de matériel et des licences (hard et soft) – la sauvegarde des données – la messagerie – la téléphonie – la sécurité – les bases de données – les serveurs – les postes de travail – l’infrastructure réseau et la mobilité (gestion des iPhone), ainsi que la gestion des applications métiers (CRM & ERP) de l’éditeur Microsoft, dont Jalix est partenaire Silver.

Pour chacun de ces éléments du périmètre d’infogérance, Jalix étudie les besoins de Dometic avant de soumettre ses préconisations puis déployer les solutions retenues, en ayant toujours obtenu au préalable la validation de Dometic. Une réunion mensuelle et un comité de pilotage trimestriel permettent de suivre l’évolution des projets.

Avantages et bénéfices

En matière de sauvegarde des données, Jalix assure une sauvegarde quotidienne, hebdomadaire et mensuelle sur des bandes de sauvegarde magnétiques et a défini de manière plus globale un Plan de Reprise d’Activités (PRA).

Pour la téléphonie, Jalix a choisi de faire évoluer la solution PABX Alcatel existante chez Dometic pour mettre en place une solution de centre d’appel ISI-COM afin de ne plus perdre d’appel et d’obtenir des statistiques sur les pics d’activité par service. Enfin, une solution de fax numérique a été mise en œuvre.

En 2011, Jalix a également revu l’ensemble des postes de travail de Dometic en sélectionnant une offre HP et uniformisé le parc des imprimantes afin d’optimiser les consommables. Cette industrialisation et uniformisation des processus de gestion des postes de travail a permis de réduire les coûts de maintenance tout en offrant un meilleur service (diminution des pannes) et en garantissant une grande flexibilité (le remplacement d’un PC complètement paramétré se fait en quelques heures seulement).

Pour l’ensemble de ces actions, Jalix travaille en étroite collaboration avec la direction informatique du groupe Dometic, basée en Suède et les équipes se rencontrent deux fois par an, à minima.

Au cours de ces réunions, sont évoqués les projets inclus dans le contrat d’infogérance, mais également des projets complémentaires, mis en oeuvre en fonction du budget disponible.

Ainsi, dans le courant de l’année 2011, l’intégrateur – conseil Jalix a mis en place la dématérialisation des factures de Dometic avec le logiciel Medius.

C’est également de cette façon que Jalix a développé une interface avec l’ERP Microsoft Dynamics AX2009 pour permettre aux équipes de Dometic de disposer automatiquement
des références et des informations sur les produits dans la base CRM.

En 2011, Dometic s’est également tournée vers la santé avec le développement d’une gamme spécifiquement dédiée au secteur médical. Jalix prend désormais en charge le support et le déploiement des solutions logicielles qui permettent de piloter et monitorer les équipements de la gamme médicale de Dometic (centralisation des capteurs de température par exemple). Les clients finaux de Dometic issus du secteur de la santé disposent désormais d’un service client géré par Jalix.

Au cours de l’année 2012, plusieurs projets devraient ainsi voir le jour : le développement d’un site internet de « second choix » pour la gestion des retours des produits de la part des clients. Jalix travaille également sur le lancement de deux portails web : l’un pour les demandes de recours en garantie pour les ateliers agrées, l’autre pour les revendeurs B to B pour la gestion des stocks, le suivi des commandes et du compte client.

Partenaire historique de Dometic pour le déploiement des outils ERP et CRM de l’équipementier, Jalix sera également chargé de la migration vers Microsoft Dynamics CRM 2011.

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