Immergées dans un monde presque totalement informatisé et inondé de données, les entreprises, dans la construction d’un système d’information performant, doivent aujourd’hui relever deux défis majeurs et liés : celui de la sauvegarde et celui de la sécurité.

Si beaucoup estiment être globalement bien protégées contre les nouveaux risques apparus, les constats des spécialistes demeurent : peu nombreuses sont les organisations qui ont mis en place les bonnes pratiques et qui ont su profiter des possibilités offertes par le cloud pour satisfaire les différentes exigences.
Avec les quantités astronomiques de données qui circulent aujourd’hui, les entreprises, quelles que soient leurs tailles, élaborent leurs stratégie en s’appuyant
sur les solutions disponibles et mettent en oeuvre les plus adaptées à leur politique et à leurs contraintes. De manière générale, les entreprises françaises s’avèrent
plutôt frileuses face aux projets d’externalisation intégrale de leurs systèmes d’information, contrairement à d’autres pays de l’Europe ou la technique est beaucoup plus répandue. Le IaaS (Infrastructure As A Service) a pourtant de quoi se défendre avec de sérieux arguments. Par crainte de délaisser certains leviers
stratégiques et de confier une part critique de leur développement à des prestataires externes, les solutions présentant des compromis dans la responsabilité de
gestion du SI ont généralement le vent en poupe : PaaS (Platform As A Service) ou SaaS (Solution As A Service). Partenaire de longue date, Sonia Dendani, intervenante de chez Oodrive nous éclaire sur les approches actuelles faites pour répondre au mieux à une demande en évolution constante, mais qui demeure empreinte d’une certaine méfiance. Elle estime qu’il y a deux ambitions qu’il faut désormais combiner : proposer des solutions collaboratives, qui encouragent le partage d’informations mais avec de véritables leviers de protection et sécurité des données. « Nous sommes aujourd’hui sur une problématique de confiance. Les entreprises sont soucieuses de savoir précisément où se trouvent leurs données, si elles sont suffisamment protégées, insiste t-elle. Chez Oodrive, nous plaçons cette confiance au centre, par le biais de nos différentes certifications, ce qui nous permet de nouer de vraies relations avec les partenaires et les clients. »

Symbole de cette difficulté suffisante, la liste des retardataires demeure longue en matière d’adoption du cloud, alors que les entreprises
déploient des efforts pour améliorer les usages et développer des solutions adaptées au contexte concurrentiel. Une frilosité toute française ? Pour Julien Leroy, responsable avant-vente au sein de Arrow, cette problématique touche particulièrement les sociétés de l’hexagone. « Cette hostilité face au cloud
vient de la crainte des entreprises de ne plus pouvoir maîtriser le système d’information car il n’est plus « juste à coté » mais également car beaucoup contournaient
les systèmes de sécurité pour pouvoir exploiter les infrastructures à distance ».

L’article JALIX Insight – Comment concilier cloud et sécurité du système d’information ? est apparu en premier sur Jalix SI PME Ile de France, Hauts de France, Rhône-Alpes.

Leader français de la conciergerie privée depuis 2008, John Paul est devenu expert de la relation client Premium en offrant son service en marque blanche aux entreprises. Avec plus de 300 collaborateurs à travers le monde, dont 200 en France, John Paul cherche en permanence à dépasser chaque attente de ses membres, par la connaissance du client et l’anticipation de ses besoins.

Avec plus de 15 nationalités de concierges et un réseau mondial de partenaires privilégiés, John Paul est capable d’assurer la même qualité de service partout dans le monde, au travers de ses 8 filiales, présentes dans 8 pays.

Outre l’expertise de ses collaborateurs, le savoir-faire de John Paul repose également sur les outils technologiques, conçus spécifiquement pour répondre aux exigences du métier. Au total, 15 collaborateurs sont dédiés au système d’information et aux outils innovants pour permettre à John Paul de créer une relation personnalisée et de proximité avec ses membres.

Problématique

Avec une croissance de plus de 100 % sur les trois dernières années, les outils technologiques de John Paul n’étaient plus adaptés pour répondre aux besoins de l’entreprise et de ses clients, en termes de qualité de service et de suivi. Le positionnement de John Paul est en effet étroitement lié aux technologies et à leur capacité à offrir un service d’excellence et personnalisé, qui plus est sur une activité à l’international.

Solution / Mise en œuvre

Au premier trimestre 2014, afin d’accompagner l’internationalisation et le développement de John Paul, deux principaux projets ont émergés : – la mise en œuvre d’un ERP Dynamics NAV, via Cloud Azure, une solution puissante et conçue pour une utilisation à l’international et – la mise en place d’Office 365, pour un partage optimisé de l’information et une meilleure collaboration.

Après un appel d’offres lancé au cours de l’été 2014, John Paul a arrêté son choix sur l’intégrateur Jalix. Dès la rentrée 2014, Jalix a mis en place un calendrier précis afin de mener à bien l’intégration des deux solutions Microsoft.

Configuré en mode SaaS, l’ERP Dynamics NAV a permis notamment à John Paul de relier son outil CRM à l’outil de Microsoft pour lui permettre de disposer d’une visibilité complète et en temps réel entre l’état de ses ventes, sa comptabilité et sa situation financière.

Avantages et bénéfices

En production depuis le dernier trimestre 2014, ces outils permettent à John Paul à la fois de disposer d’un système d’information agile et d’associer son savoir-faire à la performance technologique, dans le but d’offrir un service de relation client le meilleur possible, partout dans le monde.

Dynamics NAV offre à John Paul la visibilité sur des détails analytiques qui lui permettent de travailler sur le contrôle de gestion, notamment grâce à des outils de synthèse et la possibilité d’implémenter facilement des fichiers Excel complémentaires.

« Grâce à l’ERP de Microsoft, nous disposons de l’ensemble des éléments dont nous avons besoin, plus facilement et plus rapidement accessibles qu’auparavant. L’expertise de Jalix sur la solution nous a permis de gagner du temps afin de pouvoir rapidement prendre la main » explique Fabien Dawidowicz, Directeur financier et RH de John Paul. « Cependant, les possibilités de l’outil étant nombreuses, nous ne sommes pas encore totalement autonomes et l’assistance et la qualité de suivi de Jalix au quotidien nous sont précieuses ».

Dynamics NAV, couplé au CRM de John Paul, permet de centraliser automatiquement les données de facturation et facilite ainsi la gestion de plusieurs centaines de flux mensuels liés à l’activité de conciergerie. L’objectif à moyen terme est de connecter, sur la même plateforme, l’ensemble des entités du groupe (aujourd’hui au nombre de huit sur quatre continents), et ainsi de recueillir, d’intégrer et de centraliser toutes les informations des membres en temps réel pour offrir à ses clients un service de conciergerie sur mesure et gestion financière des plus efficaces.

« Déployé sur l’ensemble du groupe, notre CRM nous permet de gérer nos campagnes marketing, de faire du profilage affinitaire et comportemental ou encore d’analyser les résultats de notre programme privilèges pour créer, entretenir et optimisée la relation avec nos membres. Dynamics Nav nous permettra, en s’incorporant parfaitement à notre outil et nos process, et ce sur l’ensemble de nos entités, de prolonger cette chaîne de services jusqu’au règlement » complète David Amsellem, président de John Paul.

Utilisée par l’ensemble des collaborateurs, Office 365 permet de bénéficier des meilleurs outils de collaboration en matière de messagerie et de portail collaboratif.

« Cet outil permet une gestion collaborative des clients, permet aux employés d’accéder à leur messagerie depuis n’importe où, tout en leur offrant la possibilité de partager leurs dossiers en toute sécurité. Office 365 est véritablement l’outil qui nous as permis de conserver notre agilité dans une phase de croissance et de développement soutenue » explique David Amsellem, président de John Paul.

Grâce à l’expertise de Jalix, le leader de la conciergerie privée a bénéficié d’un accompagnement global prenant en compte l’hébergement des applications et l’intégration des outils métiers.

En 2015, John Paul envisage de poursuivre le renforcement de ses outils technologiques avec le déploiement de la messagerie instantanée Lync et de la solution de stockage dans le Cloud OneDrive. Fin 2015, début 2016, le leader de la conciergerie privée ambitionne également de relier son réseau bancaire à Microsoft Dynamics NAV et la dématérialisation de ses achats.

A propos de Jalix (@JalixServices)

Créé en 2006, Jalix est un intégrateur – conseil spécialisé dans les domaines de l’infrastructure, l’ERP, le CRM, la BI et le pilotage de projets et adresse les besoins des PME en matière d’audit/diagnostic, de conseil stratégique, de développement, d’implémentation, de formation, de migration, de pilotage mais aussi d’infogérance – complète ou partielle – du système d’information. Cette offre complète, renforcée par différents partenariats, permet à Jalix d’être l’interlocuteur privilégié des PME pour la gestion de leur SI : virtualisation, stockage, déménagement de SI, politique de sécurité globale, plan de sauvegarde et mise en place de PRA.

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Patrick Charlier – Responsable administratif et financier, Cutera France

Certaines entreprises se lancent en Asie à partir de la France. D’autres font de même… en s’installant dans l’Hexagone depuis l’étranger. Leur point commun : profiter aujourd’hui des facilités offertes par le Cloud pour permettre ces développements loin de leurs terres historiques.

Qui sont Cutera et Cutera France ?

Cutera est un spécialiste américain des lasers à usages médicaux, notamment dans les domaines de la dermatologie et de l’esthétique. C’est un univers très pointu et innovant, au sein duquel seules quelques sociétés sont positionnées et où tous les pratiquants comparent la qualité des produits concurrents avec soin. Ce milieu fermé fait qu’il existe une dynamique forte pour attaquer de nouvelles spécialités, comme le détatouage – jusqu’alors anecdotique – et de nouveaux marchés nationaux. Historiquement, Cutera s’appuyait sur des revendeurs pour assurer sa présence dans le monde entier. Plus récemment, en France ou au Japon, la société a décidé de créer de véritables filiales. L’objectif étant d’avoir une excellente réactivité, une présence plus pointue et une forte capacité d’adaptation. Rien qu’en France, il est en effet nécessaire d’assurer la capacité d’action de l’entreprise sur pas moins de 60 événements professionnels chaque année. Créée au départ autour d’une seule personne, Cutera France s’est rapidement développée et compte aujourd’hui 10 collaborateurs aux profils variés(1).

Qu’est-ce qui vous différencie des autres PME françaises ?

La stratégie de Cutera en matière de filiales est de développer les activités et les recrutements locaux. L’enjeu n’est pas si différent de celui des entreprises françaises qui profitent de leur évolution numérique pour s’installer à l’international. Le but est d’arriver à accompagner une forte croissance des activités. En cela, nous sommes confrontés aux mêmes contraintes que les autres PME : ressources, temps, équipements… Jusqu’à mon recrutement, en novembre 2013, les questions comptables étaient également attribuées à un cabinet extérieur, comme le font beaucoup de petites sociétés françaises. La principale différence pour Cutera France est que nos liens avec les Etats-Unis sont extrêmement forts. Nous n’avons par exemple pas de general manager France / directeur de filiale, contrairement à beaucoup de filiales. Dans le même ordre d’idée, je reporte directement à la directrice financière qui est basée à Brisbane, en Californie. Nous devons donc conjuguer notre réalité quotidienne de PME avec le suivi et les attentes d’une structure beaucoup plus importante, côtée au Nasdaq depuis 2004… et distante.

Est-ce là qu’entre en jeu le Cloud ?

Avec notre management direct entièrement basé aux Etats-Unis, le Cloud est en effet une clé pour assurer notre croissance. Maîtriser le développement d’une activité à l’étranger demande entre autre un suivi et des reportings permanents, très précis. Cela rendait notamment l’externalisation de la comptabilité très difficile.

Comment avez-vous changé concrètement ?

J’ai été recruté pour reprendre en main les sujets administratifs, comptables et financiers. Notre principal enjeu, toujours dans une optique de PME en croissance, était d’aller vite. La pression pour transformer notre fonctionnement au quotidien était très forte : il nous fallait reprendre les comptes et mettre en place notre nouveau lien avec les Etats-Unis, et l’outil de gestion ad-hoc, entre janvier et février 2014. La plupart des ERP ne couvraient pas assez précisément nos besoins en comptabilité analytique et d’autres étaient vraiment trop lourds et imposants pour notre dynamique. L’approche Cloud avec Microsoft Dynamics NAV fournie par Jalix, nous a permis de régler le sujet en moins d’un mois.

Un déploiement « express » était-il le seul enjeu ?

La nature de notre gestion, en tant que PME en lien avec la Californie, amenait beaucoup d’autres questions. Il nous fallait tout d’abord une approche multilingue pour notre outil, avec une « traduction » automatique des spécificités comptables françaises en éléments que pouvait prendre en compte une directrice financière américaine. Le tout en restant dans une très grande simplicité d’usage, pour appuyer un suivi quotidien. L’outil devait aussi être capable de regrouper le plan comptable français et les comptes en US GAAP. A ce titre, l’enjeu Cloud était également de pouvoir s’affranchir du décalage horaire (9h avec la côte Ouest des Etats-Unis) qui gêne habituellement la communication par téléphone et e-mail des collaborateurs distants. Ma manager Controller Europe et Japon peut consulter en anglais NAV et avoir des réponses pendant sa journée.
Enfin, de façon très pragmatique pour notre développement, le Cloud nous affranchit de tout ce qui relève de la sauvegarde, des serveurs et de la maintenance dans nos locaux de Lieusaint (Seine-et-Marne, Ndr). C’est un vrai facilitateur pour une PME de notre taille : notre informatique peut se consacrer à des tâches plus importantes. Elle a d’ailleurs poursuivi la démarche en nous dévoilant, un trimestre plus tard, une fonction de stockage et partage elle-aussi dans le Cloud.

Et concernant votre travail quotidien ?

L’usage est complètement transparent : j’ai un ordinateur portable et juste besoin d’une connexion internet pour faire mon travail. Cela a été une grande source de confort sur les mois qui ont suivi mon arrivée, où j’ai souvent dû travailler également depuis mon domicile. Encore aujourd’hui, il m’est facile de commencer ma journée très tôt de chez moi, puis d’amener mes enfants à l’école ou au centre de loisir, avant de rejoindre l’entreprise. C’est une souplesse d’organisation appréciable pour une petite structure comme la nôtre. La personne en charge de la préparation de la facturation client dans NAV a aussi cette souplesse par le Cloud : une facturation client urgente peut se faire sans être en même temps au bureau. L’ensemble de ces avantages a séduit à la fois Cutera US et Cutera France. Notre recherche de logiciel/fournisseur a duré de mi-novembre à mi-février, seul le mois de janvier a dû être traité 2 fois, dans l’ancien logiciel du cabinet comptable de Paris La Défense et dans Microsoft Dynamics NAV, par le biais de Jalix. Si nous avions dû faire de même, il y a 5 ou 10 ans, sans le Cloud, il nous aurait fallu fournir au moins le double du travail, prolonger les délais de mise en place, peut-être fonctionner avec deux logiciels en parallèle, choisir et installer un serveur spécifique pour les sauvegardes… Et entre la recherche et le déploiement de l’outil lui-même, je pense qu’au moins un an se serait écoulé au final.

(1) 3 profils techniques, 1 manager commercial France, 3 commerciaux, 1 assistante maintenance / administration des ventes, 1 responsable marketing et 1 responsable administratif et financier.

CUTERA FRANCE
Activité : Cutera France est une filiale du spécialiste des lasers à usage médical, Cutera. Créée en 1998, elle assure la présence de la marque mondiale sur le marché français et auprès des professionnels de la dermatologie et de l’esthétique.
Effectifs : 10 salariés
Chiffre d’affaires : 3 millions d’euros (2013)
Source : Cutera FranceAZURE

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