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Le système d’information de John Paul devient agile grâce aux outils Microsoft et à l’expertise de Jalix
bi/reporting  -  cloud  -  erp  -   26/05/2015

Présent dans 8 pays, le leader de la conciergerie privée a fait évoluer son système d’information pour continuer à un offrir un service d’excellence et personnalisé à l’ensemble de ses clients.

Leader français de la conciergerie privée depuis 2008, John Paul est devenu expert de la relation client Premium en offrant son service en marque blanche aux entreprises. Avec plus de 300 collaborateurs à travers le monde, dont 200 en France, John Paul cherche en permanence à dépasser chaque attente de ses membres, par la connaissance du client et l’anticipation de ses besoins.

Avec plus de 15 nationalités de concierges et un réseau mondial de partenaires privilégiés, John Paul est capable d’assurer la même qualité de service partout dans le monde, au travers de ses 8 filiales, présentes dans 8 pays.

Outre l’expertise de ses collaborateurs, le savoir-faire de John Paul repose également sur les outils technologiques, conçus spécifiquement pour répondre aux exigences du métier. Au total, 15 collaborateurs sont dédiés au système d’information et aux outils innovants pour permettre à John Paul de créer une relation personnalisée et de proximité avec ses membres.

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Problématique

Avec une croissance de plus de 100 % sur les trois dernières années, les outils technologiques de John Paul n’étaient plus adaptés pour répondre aux besoins de l’entreprise et de ses clients, en termes de qualité de service et de suivi. Le positionnement de John Paul est en effet étroitement lié aux technologies et à leur capacité à offrir un service d’excellence et personnalisé, qui plus est sur une activité à l’international.

Solution / Mise en œuvre

Au premier trimestre 2014, afin d’accompagner l’internationalisation et le développement de John Paul, deux principaux projets ont émergés : – la mise en œuvre d’un ERP Dynamics NAV, via Cloud Azure, une solution puissante et conçue pour une utilisation à l’international et – la mise en place d’Office 365, pour un partage optimisé de l’information et une meilleure collaboration.

Après un appel d’offres lancé au cours de l’été 2014, John Paul a arrêté son choix sur l’intégrateur Jalix. Dès la rentrée 2014, Jalix a mis en place un calendrier précis afin de mener à bien l’intégration des deux solutions Microsoft.

Configuré en mode SaaS, l’ERP Dynamics NAV a permis notamment à John Paul de relier son outil CRM à l’outil de Microsoft pour lui permettre de disposer d’une visibilité complète et en temps réel entre l’état de ses ventes, sa comptabilité et sa situation financière.

Avantages et bénéfices

En production depuis le dernier trimestre 2014, ces outils permettent à John Paul à la fois de disposer d’un système d’information agile et d’associer son savoir-faire à la performance technologique, dans le but d’offrir un service de relation client le meilleur possible, partout dans le monde.

Dynamics NAV offre à John Paul la visibilité sur des détails analytiques qui lui permettent de travailler sur le contrôle de gestion, notamment grâce à des outils de synthèse et la possibilité d’implémenter facilement des fichiers Excel complémentaires.

« Grâce à l’ERP de Microsoft, nous disposons de l’ensemble des éléments dont nous avons besoin, plus facilement et plus rapidement accessibles qu’auparavant. L’expertise de Jalix sur la solution nous a permis de gagner du temps afin de pouvoir rapidement prendre la main » explique Fabien Dawidowicz, Directeur financier et RH de John Paul. « Cependant, les possibilités de l’outil étant nombreuses, nous ne sommes pas encore totalement autonomes et l’assistance et la qualité de suivi de Jalix au quotidien nous sont précieuses ».

Dynamics NAV, couplé au CRM de John Paul, permet de centraliser automatiquement les données de facturation et facilite ainsi la gestion de plusieurs centaines de flux mensuels liés à l’activité de conciergerie. L’objectif à moyen terme est de connecter, sur la même plateforme, l’ensemble des entités du groupe (aujourd’hui au nombre de huit sur quatre continents), et ainsi de recueillir, d’intégrer et de centraliser toutes les informations des membres en temps réel pour offrir à ses clients un service de conciergerie sur mesure et gestion financière des plus efficaces.

« Déployé sur l’ensemble du groupe, notre CRM nous permet de gérer nos campagnes marketing, de faire du profilage affinitaire et comportemental ou encore d’analyser les résultats de notre programme privilèges pour créer, entretenir et optimisée la relation avec nos membres. Dynamics Nav nous permettra, en s’incorporant parfaitement à notre outil et nos process, et ce sur l’ensemble de nos entités, de prolonger cette chaîne de services jusqu’au règlement » complète David Amsellem, président de John Paul.

Utilisée par l’ensemble des collaborateurs, Office 365 permet de bénéficier des meilleurs outils de collaboration en matière de messagerie et de portail collaboratif.

« Cet outil permet une gestion collaborative des clients, permet aux employés d’accéder à leur messagerie depuis n’importe où, tout en leur offrant la possibilité de partager leurs dossiers en toute sécurité. Office 365 est véritablement l’outil qui nous as permis de conserver notre agilité dans une phase de croissance et de développement soutenue » explique David Amsellem, président de John Paul.

Grâce à l’expertise de Jalix, le leader de la conciergerie privée a bénéficié d’un accompagnement global prenant en compte l’hébergement des applications et l’intégration des outils métiers.

En 2015, John Paul envisage de poursuivre le renforcement de ses outils technologiques avec le déploiement de la messagerie instantanée Lync et de la solution de stockage dans le Cloud OneDrive. Fin 2015, début 2016, le leader de la conciergerie privée ambitionne également de relier son réseau bancaire à Microsoft Dynamics NAV et la dématérialisation de ses achats.

A propos de Jalix (@JalixServices)

Créé en 2006, Jalix est un intégrateur – conseil spécialisé dans les domaines de l’infrastructure, l’ERP, le CRM, la BI et le pilotage de projets et adresse les besoins des PME en matière d’audit/diagnostic, de conseil stratégique, de développement, d’implémentation, de formation, de migration, de pilotage mais aussi d’infogérance – complète ou partielle – du système d’information. Cette offre complète, renforcée par différents partenariats, permet à Jalix d’être l’interlocuteur privilégié des PME pour la gestion de leur SI : virtualisation, stockage, déménagement de SI, politique de sécurité globale, plan de sauvegarde et mise en place de PRA.

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